Bijzonder aan Aafje Facilitair: Samen met bewoners van verzorgingshuizen de schoonmaakkwaliteit meten in Leviy

Vijf jaar geleden begon Aafje Facilitair met het gebruik van Leviy in de thuiszorg, verzorgingshuizen en zorghotels. Een jubileum dat gevierd mag worden! Leviy ging op bezoek bij Aafje en vroeg naar de werkwijze van schoonmaak in de zorg. Gaat dit heel anders ten opzichte van reguliere schoonmaak of zit daar niet veel verschil in? We spraken Beate Geene en Kaylee Geene hierover en vroegen naar de mogelijkheden van Leviy in zorgomgevingen.

Aafje facilitair and leviy

“Op dit moment ben ik verantwoordelijk voor Aafje Facilitair. Dit houdt in dat ik op afstand alle facilitaire werkzaamheden van Aafje in verzorgingshuizen en zorghotels in de gaten houd” vertelt Beate. “Daarnaast hebben we ook particuliere klanten en andere bedrijven waar wij onze facilitaire diensten leveren, zoals kantoorcomplexen en gezondheidscentra. Onze rayonmanagers en voorwerkers werken met het Leviy platform en voeren daarmee controles uit. Wij hebben ons eigen kwaliteitssysteem opgezet en gebruiken het ISO format als voorbeeld. Op deze manier kunnen wij bepaalde kwaliteiten meten, die wij met onze klanten kunnen delen.” Kaylee: “Hierdoor kan ik zien en hoor ik wat er zich afspeelt op locaties. Ik meet kwaliteit met behulp van de DKS controles in Leviy en voer interne audits uit.” 

Daarnaast maakt Aafje Facilitair gebruik van de module ‘Bestanden’, waarin protocollen zijn opgenomen. De module ‘Formulieren’ wordt aangevuld met nieuwe vragenlijsten voor interne audits en formulieren voor loonklachten. Dit wordt vervolgens in de Leviy app gedeeld met de medewerkers. De totaliteit aan gegevens wordt gebundeld en opgenomen in de Leviy Analytics omgeving. Hierin worden dashboards en rapportages gemaakt, zodat resultaten goed zichtbaar worden.

Verschil tussen reguliere schoonmaak en zorg

Voor een kwaliteitssysteem is er geen verschil tussen reguliere schoonmaak of schoonmaak in de zorg. “We voeren onze eigen protocollen uit op de verschillende zorglocaties” laat Beate weten. “Je kunt Leviy ook in andere omgevingen gebruiken. Dit wordt mogelijk gemaakt doordat controles en formulieren op maat gemaakt kunnen worden” vult Kaylee aan. “Voor een DKS kun je de locatie invoeren en specifieke elementen toevoegen afhankelijk van de ruimtecategorie. Dit kun je heel goed zien aan de benaming van verschillende verzorgingshuizen, bij de één wordt het een woonkamer genoemd en bij de ander is het een verpleegkamer”, aldus Kaylee. “We hebben per type huis een specifieke DKS ingericht. Zo hebben we een DKS voor verpleeg- en verzorgingshuizen, een DKS speciaal voor zorghotels en een DKS voor niet zorg gerelateerde bedrijven” vertelt Beate. De zorgschoonmaak die uitgevoerd wordt, lijkt op een ziekenhuis schoonmaak. Het verschil zit in het type bewoners en de eigen spullen die in de kamers van de mensen staan. Elementen, zoals accessoires en badkamerspullen, worden ook meegenomen tijdens de schoonmaak. 

Beate: “Daarnaast worden onze medewerkers speciaal opgeleid voor de schoonmaak van zorginstellingen en zorghotels. Op deze manier zorgen we ervoor dat kwaliteit voorop staat en de juiste handelingen worden uitgevoerd.”

“Voor het gebruik van dit kwaliteitssysteem is er geen verschil tussen reguliere schoonmaak of schoonmaak in de zorg, je kunt Leviy ook in andere omgevingen gebruiken.”

Kwaliteitsmeting en Bewoners evaluatie

Beate: “Wij voeren diverse kwaliteitsmetingen uit om de schoonmaak te evalueren. Daarnaast hebben wij een speciaal evaluatieformulier om de beleving van de schoonmaak te meten. Hierin wordt opgenomen hoe de schoonmaak wordt uitgevoerd en of deze juist is volbracht.”  

“Dit hebben we met Stichting Aafje onderling afgesproken. Stichting Aafje is onze opdrachtgever voor de schoonmaak in de verpleeg- en verzorgingshuizen en zorghotels. We willen onze kwaliteit waarborgen en dit delen met de klant(en), zodat zij op de hoogte zijn van de resultaten. In het begin werd dit gedaan aan de hand van kladblokjes met doordrukvellen, maar nu voeren we dit digitaal uit met Leviy”, aldus Beate. 

Een groot verschil tussen een regulier schoonmaakbedrijf en Aafje Facilitair is het ‘Bewoners Evaluatieformulier’. “Met dit formulier meten we de klanttevredenheid van de bewoners en gasten zelf”, vertelt Beate. “De evaluatie wordt ingevuld door middel van een gesprek met de bewoner op de kamer. Er wordt gevraagd of de bewoner het fijn vindt hoe de schoonmaak wordt uitgevoerd en of de bewoner netjes wordt behandeld door de facilitair medewerker. Er is per huis vastgesteld hoeveel bewoners worden ondervraagd, zodat uitkomsten vergelijkbaar zijn aan de hand van het aantal bewoners of gasten (in de zorghotels).”

Kaylee: “Verder hebben we interne audits die worden uitgevoerd met medewerkers. Hierin zijn ook vragen opgenomen die gerelateerd zijn aan de schoonmaak in verpleeg- en verzorgingshuizen.”

“Met dit formulier meten we de klanttevredenheid van de bewoners en gasten.”

aafje facilitair quality control leviy phone

Leviy in verzorgingshuizen en zorghotels

“Wij gebruiken Leviy omdat het zeer gebruiksvriendelijk is. Het is erg gemakkelijk om met een smartphone de ruimtes af te gaan en opmerkingen toe te voegen bij onjuistheden. Dit kun je vervolgens delen met betrokkenen die inzicht moeten hebben in de voortgang van de schoonmaak”, laat Kaylee weten. “Met Leviy Analytics analyseren we deze gegevens en maken we rapportages op basis van elementen die wij graag willen zien. Sinds het gebruik van de module Formulieren worden altijd de juiste versies ingevuld. Voorheen ging dit via e-mail en het gevaar hiervan was dat de oude formulieren nog werden gebruikt. Alle mappen met papieren zijn weggedaan en ingevoerd in de digitale omgeving van Leviy.”

Eigen wasserij voor verzorgingshuizen

Naast schoonmaak heeft Aafje Facilitair ook een eigen wasserij voor de persoonsgebonden was uit verzorgingshuizen. “Het begon allemaal met één wasmachine en een droger”, begint Beate. “We deden de was voor een aantal bewoners. Stichting Aafje heeft ons gevraagd of wij deze was voor de bewoners zelf wilden gaan wassen. Dit zijn we als pilot gaan doen voor één verzorgingshuis en beviel zo goed dat er twee andere huizen bijkwamen. Op een gegeven moment was de vraag of we de persoonsgebonden was voor de hele stichting konden doen. Sindsdien wassen we voor zestien huizen en verzorgen we de schone bedrijfskleding voor zorghotels. De wasserij hebben we van begin tot het einde moeten opzetten. Op dit moment hebben we negen wasmachines, vier drogers en een aantal strijksystemen. We wassen bijna 5000 kilo was per week.

“Dit begon met één wasmachine en nu wassen we bijna 5000 kilo per week.”

wasserette wasmachine aafje facilitair leviy

Leviy en toekomst

Sinds het gebruik van Leviy hebben we direct inzicht en doorlopen we makkelijker de DKS per locatie. Voorheen deden we de analyse handmatig, waardoor veel tijd verloren ging. Nu hebben we dit digitaal waardoor ruimte ontstaat voor andere werkzaamheden. Ons doel is om nog meer te sturen op de gegevens die we nu ontvangen. Op deze manier kunnen we schoonmaakmedewerkers begeleiden zodat er minder fouten worden gemaakt. 

Wat Leviy ons ook aan extra waarde biedt, is dat de klantmanager ieder half jaar langskomt. Tijdens deze bezoekmomenten bespreken we de voortgang en waar kansen liggen voor Aafje Facilitair met inzet van (nieuwe) modules. We worden goed op de hoogte gehouden door nieuwsbrieven en gesprekken over nieuwe updates. Dit geeft ons het gevoel dat er met ons wordt meegedacht, zodat we nieuwe kansen kunnen benutten. 

Voor de nabije toekomst blijft Aafje Facilitair zich focussen op de facilitaire diensten in de zorg en de wasserij. “We staan altijd open voor nieuwe locaties en particuliere klanten waar we Leviy bij kunnen inzetten.”

wasserette aafje facilitair clothes