Inspiring story: Van der Valk

Van der Valk Hoorn stond aan het begin van de ontwikkeling van de Leviy housekeeping module. Zij waren partner in de pilot versie. Inmiddels wordt Leviy in meerdere vestigingen van Van der Valk International ingezet om een zo goed en efficiënt mogelijk proces te bieden, met als doel een zeer tevreden gast. Casper Naber, directeur Hotel Van der Valk Hoorn, vertelt over de kleine revolutie die Leviy teweeg heeft gebracht.

Van der Valk Hoorn is een unieke vestiging. Ze beschikken over bioscoop zalen, flexibele zalen, presentatieruimtes, luxe boardrooms, alles voorzien van de laatste technologische snufjes en ze zijn genomineerd voor beste congres locatie van het jaar. Er is een koffiebar, loungebar en er zijn twee restaurants gevestigd. Een casino en een wellness met zwembad op de 14e verdieping. Met de ondernemende directeur, Casper Naber, aan het roer zijn zij bij uitstek een vooruitstrevende vestiging en goede partner voor Leviy.

“We waren ervan overtuigd dat dit een kleine revolutie teweeg zou brengen”

Casper: “Leviy is een verlengstuk van datgene wat wij willen en datgene waar we voor staan. Een zo goed mogelijk en zo efficiënt mogelijk proces, waarbij alles gericht is op de klant. De gasten staan hier altijd centraal. We waren ervan overtuigd dat de implementatie van Leviy bij Van der Valk Hoorn een kleine revolutie teweeg zou brengen. Het zou zorgen voor meer gemak en betere communicatielijnen tussen Housekeeping en Frontdesk. Dat blijkt helemaal te kloppen.”

De uitrol van Leviy stond niet op zichzelf. Het is onderdeel geweest van het introduceren van de Lean filosofie binnen Van der Valk Hoorn. Casper vervolgt: “Dit was een langer traject en daar paste Leviy perfect tussen.”

Van der Valk Hoorn is een vooruitstrevende vestiging. Veel nieuwe methodes, pilots of initiatieven worden in Hoorn uitgeprobeerd. Casper Naber vertelt: “Wij zijn heel ondernemend en progressief ingesteld. Wij testen nieuwe leveranciers, nieuwe methodes en andere nieuwe toepassingen. Denk bijvoorbeeld aan het introduceren van WineStein. Of uitgebreide gasttevredenheidsonderzoeken. Of een pilot naar onbewust consumentengedrag. Deze methodes worden eerst bij ons getest en indien dit positieve resultaten oplevert voor de bedrijfsvoering, dan kunnen andere Van der Valk vestigingen gebruik maken van onze kennis en ervaring”.

“We rennen niet meer heen en weer”

Met 13 verdiepingen, 155 hotelkamers en een hoge bezettingsgraad loop je tegen wat uitdagingen aan als je alleen met pen en papier werkt. Sinds een paar jaar maakt Van der Valk Hoorn gebruik van de Housekeeping module en de meldingen module voor de Technische Dienst. Casper geeft aan dat Leviy de Housekeeping medewerkers handvaten geeft. “Het biedt ze een leidraad door de dag heen, ook naar hun eindtijd toe. Zo weten ze beter waar ze staan in het proces en of ze bijvoorbeeld goed op schema liggen. Voor de supervisors geeft het nog meer toegevoegde waarde. Zij werden constant gebeld en renden tussen de 13 verdiepingen om kamers te inspecteren. Na het inspecteren van een kamer werd er snel op een computer een melding gemaakt voor de Frontdesk. Weer met de lift, nieuwe kamer inspecteren en ga zo maar door. Het was krap! Leviy heeft hun heel veel tijdswinst gegeven.”

Van der Valk Hoorn heeft een realtime koppeling tussen Leviy en het reserveringssysteem. Kamers die geïnspecteerd zijn en akkoord bevonden, krijgen automatisch een update in het reserveringssysteem zodat nieuwe gasten kunnen worden ingecheckt. Casper: “Natuurlijk maak je je wel even zorgen over het afbreukrisico. De jongste medewerker is bij ons 15 jaar en de oudste medewerker 60 jaar. Werkt deze nieuwe technologie voor elke medewerker? Maar al snel bleek dat de app op de smartphone gemakkelijk werkt voor iedereen.”

Werknemer van de maand

Dit jaar gaat Van der Valk Hoorn ook gebruik maken van de controlelijsten met bijbehorende analyse. “We willen graag goed inzichtelijk krijgen welke medewerkers een positieve – en wellicht uitzonderlijke- bijdrage leveren aan kwaliteit. Dit biedt ons ook de mogelijkheid om de medewerker van de maand te benoemen” aldus Casper.

“Help! Papier…”

Casper: “Je merkt pas weer hoe ouderwets het ‘vroeger’ was als je door een storing wordt teruggeworpen op pen en papier. We hebben natuurlijk een procedure, een protocol, liggen mocht er iets mis gaan. Maar toen we daadwerkelijk een storing ondervonden en ineens met papier moesten gaan werken pas dan, op die momenten, merk je hoe ouderwets het was en hoeveel stappen je al hebt gemaakt.”

Door standaardisatie en een betere werkwijze, een beter schoonmaak

“We werken heel prettig samen met Leviy. Het is een hele platte organisatie en makkelijk benaderbaar. Door standaardisatie en een betere werkwijze hebben we een efficiënter schoonmaakproces voor elkaar gekregen, maar ook een hogere kwaliteit. En dat heeft Leviy ondersteund. Onze gasten waarderen ons nu met het gemiddelde cijfer van een 8,9. Maar dat is nog niet waar we willen zijn. We willen onze gasttevredenheid naar een hoger niveau tillen met een gemiddelde van een 9! De kwaliteit en beoordeling van de gasten is niet alleen hoog door de implementatie van de app, maar ook omdat zij onderdeel zijn geweest van het groter geheel; het hele Lean proces. Best iets om trots op te zijn!” merkt Casper op.

Samen op zoek naar de beste oplossing voor de markt

De implementatie van de Housekeeping module bij Van der Valk Hoorn was twee jaar geleden de eerste implementatie van Michiel Hillebrand, Operations manager bij Leviy. Michiel: “Vanaf de start van het project heb ik het enthousiasme en de motivatie gezien van het Housekeeping team zodra ze met Leviy aan de slag gingen. Inmiddels bezochten we al meerdere malen met potentiele klanten, Casper Naber en zijn team in Hoorn en het is geweldig om te zien hoe het team Leviy omarmt. Vorig jaar tijdens een evaluatiegesprek gaf Casper te kennen graag de voortgang van medewerkers terug te kunnen zien in het systeem. Waar wij in eerste instantie dachten aan het verhogen van het inzicht voor de Supervisor, vroeg Casper om dit juist voor de medewerker inzichtelijk te willen maken. Met het inzicht kunnen medewerkers steeds meer zelfsturend worden en efficiënter en resultaatgerichter werken gaf Casper aan. Dit is zomaar een voorbeeld waarom wij zo blij zijn met een directe samenwerking met een klant als Van der Valk Hoorn, samen op zoek naar de beste oplossing voor de markt!