4 minuten

Een schoon bed in het AMC Ziekenhuis door het maken van labels en NFC-tags

Waarom zou je Leviy in een ziekenhuis willen gebruiken? Hoe werkt dat en wat levert het concreet op? Samen met Eric Agterberg van Hago Zorg, locatiemanager bij Academic Medisch Center (AMC) en het Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis (AVL), gaan we in gesprek om erachter te komen welke voordelen Leviy met zich meebrengt.

“Ik ben verantwoordelijk voor de complete schoonmaakdienstverlening binnen het AMC en AVL ziekenhuis” vertelt Eric. “Ik zorg ervoor dat ik mijn klanten kan ondersteunen met antwoorden en cijfers op (registratie) vraagstukken. Datzelfde geldt voor mijn medewerkers, waar ik gesprekken mee voer om problemen op te lossen die inzichtelijk zijn geworden door de data die ik ontvang.” Voor het gebruik van Leviy was dit niet mogelijk, toen liep de verpleging onzeker rond en was de vraag: “Was dat al schoon of nog niet?”. Destijds werkten het personeel met briefjes, waar er geregeld één verdween. “Het was een lastig systeem en medewerkers werden er zenuwachtig van.” laat Eric weten. “Nu we Leviy gebruiken, hebben we een directe en snellere communicatie. Het verplegend personeel verliest geen tijd met het zoeken naar een schoon bed en de schoonmaker weet precies wat er schoongemaakt moet worden.”

AMC-Hospital

Leviy in het ziekenhuis

Leviy wordt voornamelijk op de verpleeg gebieden (patiëntenkamers) gebruikt waar mensen ook overnachten. Daar liggen kwetsbare patiënten, waar de meeste registratieplicht geldt ten opzichte van andere ruimtes. Daarnaast heb je de hotelmatige schoonmaak, dat te herkennen is aan de checkout registratie. Dit zijn patiënten die na een dag al vertrekken. De checkouts worden via de koppeling met het planbord van de desbetreffende verpleegafdeling rechtstreeks in Leviy ingeschoten. Eric: “Onze schoonmaakmedewerkers die de verpleegafdelingen schoonmaken, pakken daarbij ook de overige checkouts op. Aan het einde van de dag maken de naloop medewerkers de laatste checkouts schoon en worden de toiletten op meerpersoonskamers nagelopen. De kantoren worden door deze medewerkers dan ook meegenomen.”

Voor patiënten die in de isolaties liggen, is er een speciaal desinfectie team. Dit zijn ruimtes waar met strengere schoonmaakeisen wordt gewerkt. “In Leviy hebben we alle protocollen betreft schoonmaak toegevoegd. De schoonmaakmedewerkers kunnen opzoeken hoe en wat er precies schoongemaakt moet worden” aldus Eric.

Alle taken op één telefoon

Alle medewerkers die op verpleegafdelingen en OK’s werken, maken gebruik van Leviy. Door middel van groepen configuratie kan ieder alleen de ruimtes van zijn/haar eigen afdeling zien in de Leviy App. Het helpt fouten te voorkomen omdat elke afdeling zijn eigen taken ziet. “Als iemand in alle afdelingen een kamer moet gaan zoeken, zien ze duizenden kamers/locaties. Dat is natuurlijk niet de bedoeling” vult Eric aan.

“We gebruiken Leviy alleen voor de patiënten- en risicogebieden.”

Labels & schoonmaakprotocollen

Aan het einde van de dag staan alle activiteiten in Leviy. Per afdeling en protocollen zijn labels gekoppeld. Deze labels vertellen welke activiteiten zijn uitgevoerd. Schoonmaakmedewerkers kunnen ook labels toevoegen. Wanneer ze een ruimte overslaan, doordat artsen op een kamer overleggen, kunnen ze een label toevoegen met ‘Bezet’. De dagelijkse beurt kan dan op een later moment worden uitgevoerd.

Eric: “Zo zijn er zeer grote aantallen schoonmaakprotocollen waar we labels voor gebruiken” Een checkout op een gewone patiëntenkamer heet 1001 CO, waarbij 1001 een programma is en de CO voor ‘checkout’ staat. Maar op een intensive care is dat weer anders.”

“Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van de ‘Meldingen’ module speciaal voor technische mankementen. De medewerkers kunnen een melding maken van bijvoorbeeld een kapotte lamp door een foto te nemen en deze realtime te versturen naar het AMC. Die pakt het vervolgens verder op.”

AMC-Labels

AMC Planbord en patiëntengegevens

Het AMC Planbord, waar patiëntengegevens in staan, is gekoppeld met Leviy. “Belangrijk om te vermelden is dat de patiëntgegevens niet in Leviy komen te staan. Wanneer een patiënt vertrekt wordt alleen het kamernummer en de schoonmaakopdracht naar Leviy gecommuniceerd. Hierdoor weet het systeem dat de kamer vuil is en verandert de schoonmaak status. De desbetreffende schoonmaker kan direct aan de slag” merkt Eric op.

AMC-Cleaning-Statuses

Registratie-eisen

“We gebruiken Leviy ook om te kunnen voldoen aan de strenge registratie-eisen van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) en de JCI accreditatie. Om te voldoen aan deze controles is het heel belangrijk dat bepaalde zaken worden geregistreerd. Wanneer is een bed voor het laatst schoongemaakt? Of wanneer is een kamer voor het laatst gecheckt? Al die zaken worden geregistreerd via Leviy. Hiermee zijn we in staat de vragen vanuit de controlerende instanties te beantwoorden en volgen we de vereiste processen.”

Registraties van bedden met NFC

Eric: “In het ziekenhuis gebruiken we NFC’s op bedden om de periodieke registraties bij te houden. Wij moeten alle bedden periodiek reinigen. Ook de loodschorten, die gebruikt worden op röntgen afdelingen, worden na schoonmaak via NFC geregistreerd in Leviy. Zodra je de NFC scant, kun je in de Leviy app precies zien hoeveel dagen je nog hebt om het item te reinigen. In één swipe heb je direct inzicht in wat er moet gebeuren. Vervolgens verandert de status van het bed en kan de schoonmaakmedewerker beginnen aan de taak.”

“In het ziekenhuis gebruiken we NFC’s op bedden om de periodieke registraties bij te houden.”

AMC-NFC bed

Inzichten en cijfers

“Het Leviy Platform heeft veel voordelen. Je bent klantgerichter bezig door op de vraagstukken in te spelen en anticipeert op allerlei situaties in een ziekenhuis. De klant ziet graag digitale registraties, zodat het aan de eisen van bijvoorbeeld de IGJ en de JCI-accreditatie doet. Je kunt niet alleen gesprekken voeren met de klant, ook met je medewerkers kun je het hebben over problemen die zich afspelen. Je hebt alles gelogd, dus de gegevens kunnen zo teruggevonden worden. Met Leviy Analytics hebben we dit soort cijfers paraat.” Het levert dus niet alleen inzicht in de uitgevoerde schoonmaak taken binnen het ziekenhuis op, ook de facturatie wordt inzichtelijk. “Ik ben gewapend tegen nieuwe vragen, want deze kan ik snel invullen met Leviy” voegt Eric toe.

In het Academic Medical Center wordt Leviy al zo’n vier jaar ingezet. We wensen Eric nog veel succes met het uitvoeren en begeleiden van Leviy in andere ziekenhuizen!