Drei Minuten

Effiziente Reinigung von 400 unbemannten Tankstellen

Wir stellen vor: Enviem ist im Energiesektor tätig und besitzt unter anderem 400 unbemannte Tankstellen in den Niederlanden. Zudem gehören bekannte Marken wie TinQ, Gulf, Shell, BP, ESSO und SuperTank zu ihrem Portfolio. Enviem hat den Gebäudeservice für diese Tankstellen an seine Tochtergesellschaft Fase Facility Service vergeben. Fase übernimmt die gesamte technische Verwaltung und das Facility Management für sowohl bemannte als auch unbemannte Tankstellen. Wir haben mit Karel Paasschens (Technical Manager) und Nick Hermans (Facilities Teamleiter) von der Abteilung für Reinigung für unbemannte Tankstellen gesprochen.

Interner Wendepunkt
Karel: „Wir hatten intern die interessante Diskussion: Behalten wir die Reinigung im Haus oder vergeben wir sie nach außen? Die Schlüsselwörter, die für uns wichtig sind, sind: Qualität, Effizienz, Flexibilität und Kontrolle; denn letztlich wollen wir die Qualität auf ein höheres Niveau bekommen. Wir ziehen es vor, um den Reinigungsprozess direkt steuern zu können, anstatt den Umweg über einen Subunternehmer zu gehen.“

Datenerfassung und Reinigung auf das nächste Level bringen
Nick: „Die nächste Frage war: Wie können wir unsere Tätigkeiten besser erfassen? Früher haben wir Google-Formulare zu Dokumentation verwendet, aber das war mehr der Form halber und konnten damit keine Daten auswerten oder Qualitätskontrollen durchführen. Also begannen wir, nach einem Unternehmen zu suchen, das mehr aus unseren Daten und Ergebnissen machen konnte, um auf diese Weise unsere Reinigung zu verbessern, die Kontrolle zu behalten und schnell Änderungen durchführen zu können.“

„Leviy hat sich mit den Q8 Tango-Tankstellen bewährt. Q8 Tankstellen haben einen hohen Qualitätsstandard. Durch diesen Hinweis kamen wir mit Leviy ins Gespräch.“

Nach dem Gespräch mit Bouke mit leviy gestartet
Nach mehreren Gesprächen mit Bouke van der Veen (Sales & Partnership Manager Leviy), die sehr gut verliefen, folgte ein Angebot und nach Unterzeichnung folgte die Umsetzungsphase.

Leviy ist aktiv an der Umsetzungsphase beteiligt
Es folgte eine klare Einführungsschulung von Kundenbetreuerin Caroline für Nick. Danach gab es eine Einführungsschulung für die Reinigungskräfte durch unsere Kundenbetreuerin Danielle.

Karel: „Beide haben einen fantastischen Job gemacht. Es war eine praxisorientierte Schulung für alle Reinigungskräfte. Unsere Reinigungskräfte wussten also genau, wie sie mit Leviy arbeiten müssen. Man sollte es auch nicht schwieriger machen, als es ist. Es ist immer ein bisschen spannend, wie ein neues System aufgenommen wird.“

Nick: „Die Umstellung ging zum Glück schnell, weil die bisherige Google-Arbeitsmethode wegfiel.Wir haben nur wenige praktische Anpassungen an den Fragen der Checkliste vorgenommen. Dadurch wurde der Fragebogen besser auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten. Wir haben zum Beispiel die Schaltfläche ‚Nicht zutreffend‘ entfernt, so dass alle Fragen ausgefüllt werden mussten, bevor die Checkliste abgeschickt werden konnte.“

Die Reinigungskräfte bei der Arbeit
Nick: „Wir beschäftigen neun Reinigungskräfte, geographisch über die gesamten Niederlande verteilt. Diese sind jeweils für eine Region mit 40 Tankstellen zuständig.“

Reinigungsarbeiten an Tankstellen
Karel: „Jede Tankstelle wird mindestens einmal pro Woche gereinigt. Die Reinigungskraft hat pro Tankstelle 30 Minuten Zeit, diese zu reinigen. Die Aufgaben, welche pro Standort zu erledigen sind, sind: Pumpenreinigung, Behälterwechsel, Kontrolle der Pflasterung, Reinigung der Pumpeninsel, Unkrautbeseitigung, Kontrolle der Pin-Belege und Meldung etwaiger Schäden. Die Reinigungskräfte sind die Augen und Ohren von Fase Facility Service (Enviem)“.

 „Die Reinigungskräfte sind die Augen und Ohren von Fase Facility Service (Enviem)“, sagt Karel

Leviy in der Praxis
Nick: „Leviy wird von den Reinigungskräften täglich in der Praxis eingesetzt. Sie verwenden das Modul „Checklisten“ von Leviy. In dieser Checkliste beantworten sie 10 Fragen und machen abschließend ein Foto, damit ich einen guten Überblick über den Standort und die entsprechende Reinigung habe. Beides überprüfe ich und gebe der Reinigungskraft eine zum Schluss eine Bewertung.“

Was sind die Vorteile von Ihrem Wechsel zu Leviy?

1.  Sofort einsatzfähig
„Am besten ist es, wenn man ein fertiges Produkt kauft. Das ist mit leviy der Fall. Wir nutzen das Fachwissen, das in Leviy vorhanden ist. Leviy war direkt einsatzbereit. Wir mussten selbst nichts ändern. Wir haben die Checklisten gemeinsam mit Caroline ausgefüllt, und das hat für uns perfekt funktioniert“, so Nick.

2. Extra Steuerungsinstrument
Nick:“Jede Woche erhalten wir Fotos von den Reinigungskräften, die das Endergebnis der Reinigung zeigen. Das ist sehr schön. Es kommt vor, dass ein Anhänger versehentlich gegen eine Pumpe fährt. Es ist gut, dass wir auf den Fotos überprüfen können, ob dies auch letzte Woche der Fall war, so dass wir leicht herausfinden können, wann und von wem der Schaden verursacht wurde.“

3. Beweismaterial
„Eine Pumpstation, die gerade erst gereinigt wurde, kann leider schnell wieder zu einer Sauerei werden. Nach Veranstaltungen (z. B. nach Fußballspielen) will es an Tankstellen manchmal etwas unordentlicher aussehen. Mit Leviy können wir dies unserem Kunden (Einzelhandel) leicht zeigen. Auf diese Weise wird deutlich, dass die Tankstelle am Vortag noch blitzblank war, sich aber durch besondere Umstände mit einem Mal in ein schmutziges Chaos verwandelt hat.“sagte Karel.

4. Daten filtern & Berichterstattung
„Zuvor konnten wir die Daten auf der Google-Plattform nicht richtig herausfiltern. Und es gingen viele Daten verloren. Wir sind jetzt dabei, ein Reinigungsunternehmen aufzubauen und mit leviy können wir uns jetzt professionalisieren. Auf Knopfdruck steht nun ein Bericht für den Kunden bereit. Das macht mich glücklich“, sagte Nick.

5. Bewertung Reinigungspersonal
Nick überprüft jede ausgefüllte Checkliste einer Reinigungskraft. „Ich kann diese Beurteilung bei einem Mitarbeitergespräch zur Leistungsbewertung miteinbeziehen. So ich kann die Reinigungskraft belohnen und ihr Feedback geben. Das trägt zur Arbeitszufriedenheit bei!“.

 „Ich kann diese Bewertung bei einer Leistungsbeurteilung mitnehmen und die Reinigungskraft belohnen oder gegebenenfalls Anpassungen vornehmen! Dies trägt zur Arbeitszufriedenheit bei“.

6. Effiziente Zeit- und Routenplanung
Nick: „Ich plane die Routen für die Reinigungskräfte, damit diese ihre Zeit so effizient wie möglich nutzen. Mit Leviy können wir ganz einfach die Ankunftszeit sehen und überprüfen, ob sie die richtige Route fahren und sehen, wann und wie lange die Reinigungskräfte an welcher Tankstelle waren.“

7. Meldung von Störungen und Mängeln
Karel: „Eine Delle in der Pumpe oder ein undichter Schlauch. Solche Dinge passieren an Tankstellen. Seitdem wir Leviy verwenden, hat auch unser Fase-Helpdesk-Mitarbeiter Zugang zu Leviy. Früher wurden die Pannen von der Reinigungskraft per Telefon oder Whatsapp gemeldet. Infolgedessen dauerte es manchmal zu lange, bis sie abgeholt wurden. Jetzt werden die Störungen direkt in Leviy eingegeben, und der Helpdesk-Mitarbeiter nimmt sie sofort auf und überträgt die Meldung in unser Wartungssystem, das dann an denjenigen weitergeleitet wird, der sie beheben muss. Es gibt keine Verzögerung mehr.“

Die ersten Ergebnisse?
Für uns ist es großartig, dass wir die Fotos in Echtzeit sehen können. Den Reinigungskräften wird bewusst, dass wir sehen, was sie tun. Sie sind auch stolz auf ihre Arbeit. Das schafft zusätzliche Motivation bei unseren Mitarbeitern. Auf diese Weise ist es auch leicht Anpassungen vorzunehmen. Ziel: Das Wichtigste für uns als Fase Facility Service ist es, das Beste aus einem wöchentlichen Reinigungsbesuch herauszuholen, um Qualität und Sauberkeit so hoch wie möglich zu halten. Dazu trägt Leviy bei und das ist fantastisch!!!

Schritte für die Zukunft?
Karel: „Die Professionalisierung geht weiter. Alles in allem können wir feststellen, dass wir einen Schritt zur Professionalisierung getan haben. Wir werden uns in der kommenden Zeit noch mehr mit den Trends befassen, welche Fragen sich daraus ergeben und wie wir dies bei der Instandhaltung berücksichtigen können.“ Nick fügt noch hinzu: „Außerdem können wir die Ergebnisse als Grundlage für die Leistungsbeurteilung und vielleicht als zusätzliches Belohnungssystem für unsere Reinigungskräfte nutzen.“

Karel: „Unser Ziel: Das Wichtigste für uns ist es, das Beste aus einem wöchentlichen Reinigungsbesuch herauszuholen, um Qualität und Sauberkeit so hoch wie möglich zu halten. Dazu trägt Leviy bei, und das ist fantastisch!“

 

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