„Leviy ist für jeden einfach zu benutzen“ | Hotel CASA Amsterdam | Testimonial

Leviy BV besuchte eines der trendigsten Hotels in den Niederlanden: Hotel CASA Amsterdam. Ein Hotel mit einer phänomenalen Geschichte, in dem Zimmer für Hotelgäste, aber auch für Studenten als Unterkunft während des Schuljahres, zur Verfügung stehen. Ende der 1950er Jahre gründeten vier Studenten CASA mit dem Ziel, den Wohnungsmangel unter den Studenten zu beheben. Das hat bis heute zu einer Mischung von Menschen geführt. Operations Manager Marco Peeters und Jesse van Mossel (Manager on Duty) erläutern die Möglichkeiten, die sich seit Beginn der Zusammenarbeit mit Leviy im Jahr 2015 ergeben haben.

Jesse van Mossel & Marco Peeters


Sagen Sie mir, wie sind Sie mit Leviy in Kontakt gekommen?

Marco: Gestartet wurde es von CSU, unserem Reinigungspartner. Das Hotel CASA ist seit 2010 an diesem Ort ansässig und wir kümmern uns zusammen mit ihnen um die Reinigung. Die CSU führt einmal im Monat mit der Leviy App ein Qualitätsaudit durch. Diese Art der Durchführung von Audits hat mir sehr gut gefallen! Obwohl wir die Reinigung bereits ausgelagert haben, überprüfen wir immer noch etwa sechs bis zehn Räume pro Tag. Wir haben das zuerst auf Papier gemacht, was sehr umständlich war. Es dauerte sehr lange, bis alles neu geschrieben wurde, und manchmal bedeutete der Verlust der Papiere, dass wir keine nützlichen Daten zur Verfügung hatten. Als Lösung dafür konnten wir Leviy’s Checklist Modul auf einem CSU-Konto einsetzen. Wir stellten jedoch fest, dass unsere Liste andere Elemente als die Standard-Checklisten enthielt, die die CSU für Hotels verwendet, also schauten wir uns an, was Leviy uns zu bieten hatte.

Sie sind Teil der Leviy-Familie geworden! Welche Schritte wurden unternommen und was hat Leviy Ihnen angeboten?

Zunächst begannen wir mit der Durchführung von Audits, um die Qualität der Reinigung zu überprüfen. Wir entdeckten, wie einfach es war, unsere eigenen digitalen Inspektionen zu erstellen, so dass wir noch in der selben Saison umgestellt haben, dass auch die abreisenden Studenten Kontrollen durchführen konnten. Sobald ein Student abreist, muss ein Mitarbeiter von CASA den Raum sowohl auf Inventar als auch auf Reinigung überprüfen. Früher war das eine enorme Menge an Papierkram. Man muss sich vorstellen, dass 360 Studenten fünf A4 Zettel ausfüllen mussten und dass diese in Ordnern aufbewahrt werden mussten, ein enormer Verwaltungsaufwand! Dies brachte uns auf die Idee, diese Schritte auch mit einem Reinigungs- und Inventar-Audit zu digitalisieren. Das durchzugehen ging so schnell! Durch einen Export von Leviy konnten wir die Daten viel einfacher analysieren und die Folgemaßnahmen für unsere Bewohner festlegen. Dies betraf auch alle Prozesse innerhalb unserer Abteilungen: (finanzielle) Verwaltung, Instandhaltung und das Facility-Team.

„Ich dachte, der ganze Papierlram wäre so zeitintensiv, deshalb haben wir uns für Leviy entschieden.“ 


Räume werden mit der Leviy-Applikation kontrolliert

 

Im folgenden Jahr begannen wir mit der Digitalisierung der Studentenwohnungen. Wenn die Studenten jetzt bei uns wohnen, erhalten sie von Leviy einen Login-Code und beginnen, ihre eigene Unterkunft zu registrieren. Sollten Probleme auftreten, können wir diese sofort beheben. Da die Studenten dies alles selbst registrieren können, erhalten wir viele wertvolle, umsetzbare Informationen und sparen ihnen und auch uns selbst viel Zeit. Gleichzeitig haben wir auch mit dem (technischen) Problem Management Modul von Leviy begonnen. Zuerst liefen mehrere Systeme nebeneinander, um Probleme zu prüfen und zu überwachen, aber das funktionierte nicht. Am Ende haben wir alles in Leviy kombiniert, was erstaunlich einfach funktioniert!

Im Juni 2018 haben wir gemeinsam mit der CSU ein Pilotprojekt mit Leviy’s Housekeeping-Modul gestartet. Leider mussten wir feststellen, dass dies nicht der günstigste Zeitpunkt war, da dies unsere Hochsaison ist. Im Oktober haben wir das wieder aufgegriffen, das Timing war besser! Der Pilot war erfolgreich und die Lösung unterstützt bis heute erfolgreich die Zusammenarbeit zwischen Hotel CASA Amsterdam, Leviy und CSU.

Jesse: Im Moment sind wir damit beschäftigt, Leviy mit unseren anderen‘ täglichen Aufgaben‘ zu füllen. So werden beispielsweise im Restaurant viele (Reinigungs-)Aufgaben täglich oder wöchentlich durchgeführt. Es ist eine Herausforderung, festzustellen, wer was und wann tut. Dies ist ein letzter Schritt, den wir gemeinsam mit Leviy gehen möchten, um den Prozess weiter zu optimieren.


Die Rezeption ist mit viel Geschmack eingericht, um Gäste zu empfangen


Welches ist das Lieblingsmodul des CASA Hotel Amsterdam und welches befindet sich noch in der Entdeckungsphase?

Marco: Begonnen haben wir nur mit technischen Meldungen, aber wenn Sie sich jetzt ansehen, wie viele Arten von Meldungstypen hinzugefügt wurden, können wir sagen, dass wir die Funktionalität des Problem Managements optimal nutzen. Mail-Prozesse werden entfernt, daher ist dies unser Lieblingsmodul!

Was wir nicht genug verwenden, ist Leviy Analytics. Das liegt daran, dass wir uns nicht genug Zeit dafür nehmen. Wir haben viele Daten gesammelt und mit allen Möglichkeiten, die Analytics uns bietet, können wir eine perfekte Produktivität und Qualität erreichen. Wir sind sehr zufrieden mit unseren Mitarbeitern, die erzielten Ergebnisse sind hoch und das ständige Team ist uns sehr treu ergeben. Ich möchte die persönlichen Trainingspässe von Leviy Analytics verwenden, damit wir noch mehr aus den Qualitäten von jedem einzelnen herausholen können. Aber das erste, was wir tun müssen, ist, uns Zeit zu nehmen!

Wie erleben Sie die Benutzerfreundlichkeit der App und des Dashboards?

Verschiedene Personengruppen nutzen Leviy; Studenten in der Unterkunft, Studenten, die im Hotel arbeiten, und natürlich unsere eigenen Reinigungs- und Wartungsteams. Es ist auffällig zu sehen, wie schnell die Instandhaltungsabteilung mit Menschen im Alter von über 55 Jahren ihre täglichen Aufgaben mit der Leviy App übernommen hat. Wenn alle Personengruppen es nutzen können, ist es offensichtlich, dass es sehr benutzerfreundlich ist.

„Wenn alle Personengruppen es nutzen können, ist es offensichtlich, dass es sehr benutzerfreundlich is.“


Eine Zeitung ist immer gut


Wie lief der Onboarding und Implementierungsprozess?

Das Setup wurde von Leviy durchgeführt, bevor wir mit der Arbeit an dem Produkt begannen, was sehr schön war. Leviy kam zu uns, um alles zu erklären und zu strukturieren. In kurzen Schulungen wurden die Grundlagen erläutert und die Mitarbeiter lernten viel „on the job“. Im vergangenen Januar haben wir auf ein neues PMS-System umgestellt: MEWS. Die Unterstützung, die wir von Leviys Kundenmanagerin Caroline bei der Umsetzung dieser Integration erhielten, war sehr professionell!

Was denken Sie, passiert im Bereich der Innovationen für Hotels?

Die Digitalisierung nimmt in allen Facetten eines Hotels zu. In unseren Räumen und öffentlichen Bereichen, wie z.B. Toiletten, können wir mit Sensoren Anwesenheitsfrequenzen messen. Dies kann auch in der Hauswirtschaft angewendet werden, denn die Daten können Ihnen sagen, ob ein Gast in einem Raum anwesend ist oder nicht und ob die Reinigung durchgeführt werden kann oder nicht. Ende dieses Jahres ist eine Renovierung unserer Räume geplant, in denen wir auch solche Technologien anwenden können!


Du willst alle Muffins im Restaurant essen!