5 minuten

“Leviy is voor iedereen gebruiksvriendelijk” | Hotel CASA Amsterdam | Testimonial

We zijn op bezoek geweest bij één van de hipste hotels van Nederland: Hotel CASA Amsterdam. Een hotel met een fenomenaal verhaal, waar kamers beschikbaar zijn voor hotelgasten maar ook voor studenten, als huisvesting tijdens het schooljaar. Eind jaren ‘50 hebben vier studenten CASA opgericht met als doel de woningnood onder studenten op te lossen. Dit heeft er tot op de dag van vandaag voor gezorgd dat er een mix van mensen rondloopt. Manager Operations Marco Peeters en Jesse van Mossel (Manager on Duty) vertellen welke mogelijkheden er zijn ontstaan sinds de start met Leviy in 2015.
CASA-Marco-Jesse-leviyJesse van Mossel & Marco Peeters

Vertel, op welke manier zijn jullie in contact gekomen met Leviy? 

Marco: “Dat is ooit begonnen door CSU, onze schoonmaakpartner. Sinds 2010 zitten wij op deze locatie en pakken we met hen de schoonmaak op. CSU voert één keer per maand een kwaliteitscontrole uit en dat doen ze met de Leviy app. Ik vond dit echt een toffe manier om controles uit te voeren! Wij controleren nog steeds zelf op kwaliteit, zo’n zes tot tien kamers per dag, ook al hebben we de schoonmaak reeds uitbesteed. Dit deden we eerst op papier, wat in gebruik erg omslachtig was. Het kostte veel tijd om alles over te typen en het weleens kwijtraken van de papieren zorgde ervoor dat we geen bruikbare data beschikbaar hadden. Als een oplossing hiervoor hebben we lange tijd gebruik mogen maken van de module Checklisten op een CSU-account. We ontdekten dat onze lijst andere elementen bevatte dan de standaard controlelijsten die CSU gebruikt voor hotels, om die reden zijn we gaan kijken wat Leviy ons te bieden had.”

Jullie werden onderdeel van de Leviy family! Welke stappen werden er gemaakt en wat heeft Leviy jullie kunnen bieden? 

“In eerste instantie zijn we gestart met het uitvoeren van de schoonmaak controle, ook wel bekend als de module Checklisten. We ontdekten hoe gemakkelijk het was om checklisten te maken en daarom zijn we in datzelfde seizoen nog overgeschakeld om ook de vertrekkende studenten controles uit te laten voeren. Zodra een student vertrekt (uittrekt) moet een medewerker van CASA de kamer controleren op zowel inventaris als schoonmaak. Voorheen was dit een enorme papierwinkel. Je moet je voorstellen dat er 360 studenten vijf A4’tjes moeten invullen en dat deze in mappen bewaard worden, een enorme administratie! Dit bracht ons op het idee om ook deze stappen te digitaliseren met een schoonmaak- en inventaris check. Het doorlopen van de lijsten ging zo snel! Vanuit een export van Leviy konden we veel makkelijker gegevens analyseren en de follow-up voor onze bewoners bepalen. Dit had ook invloed op alle processen binnen onze afdelingen: (financiële) administratie, technische dienst en het facilitaire team.”

“Ik vond het zo omslachtig hoe we aan het werk waren met die hele papierwinkel, daarom hebben we gekozen voor de efficiëntie bij Leviy.” 

 CASA-room-leviyDe kamers worden gecontroleerd met behulp van de Leviy app

 

“Het jaar daarop zijn we gestart om de intrek van de studenten te digitaliseren. Nu ontvangt een student die bij ons komt wonen inlogcodes van Leviy en daarmee gaan ze hun eigen intrek registreren. Wanneer er dan iets niet goed is, kunnen we dat direct oplossen. Alle studenten doen dit nu zelf en dat betekent dat wij niet meer met hen mee lopen. Niet alleen voor de studenten fijn, het scheelt ons ook veel tijd en we hebben een goed logboek van wat er allemaal in onze kamers gebeurt. Tegelijkertijd zijn we gestart met de (technische) Meldingen module. Wij hadden eerst diverse systemen naast elkaar lopen om dingen te controleren en op te volgen, maar dat werkte niet. Uiteindelijk hebben we alles in Leviy gecombineerd, dat werkt supermakkelijk!”

“In juni 2018 zijn we samen met CSU een pilot met de module Housekeeping gestart. We kwamen erachter dat het niet de handigste tijd van het jaar was, omdat dit ons hoogseizoen is. In oktober hebben we dit weer opgepakt, een betere timing! De pilot is geslaagd en loopt succesvol in samenwerking met Hotel CASA Amsterdam, Leviy en CSU.”

Jesse: “Op dit moment zijn we bezig om ‘de dagelijkse taken’ in het Leviy systeem te zetten. Op de werkvloer, bijvoorbeeld in het restaurant, worden veel (schoonmaak)taken uitgevoerd die dagelijks of wekelijks gedaan moeten worden. Het is alleen moeilijk om met wisselende teams te werken, waarin bepaald moet worden wie wat en wanneer doet. Een laatste stap die we graag met Leviy gaan zetten om het proces nog verder te optimaliseren.”

CASA-reception-leviyDe receptie is sfeervol ingericht voor het ontvangen van gasten

Wat is de favoriete module van CASA Hotel Amsterdam en welke is nog in de ontdekkingsfase?

Marco: “We zijn ooit begonnen met alleen technische meldingen, maar als je nu kijkt hoeveel type meldingen zijn toegevoegd, dan kunnen we zeggen dat we het meest gebruik maken van de Meldingen functionaliteit. Er worden mail processen weggenomen, daarom is dit onze favoriete module! Waar we nog te weinig gebruik van maken is Leviy Analytics. Dit komt omdat we daar te weinig tijd voor vrij maken. We hebben veel data verzameld en met alle mogelijkheden wat Analytics biedt, kunnen we productiviteit en kwaliteit erg goed met elkaar linken. We zijn super tevreden over onze medewerkers, de scores die worden behaald zijn hoog en het vaste team is zeer loyaal aan ons. Het liefst zou ik de persoonlijke trainingspaspoorten uit Leviy Analytics willen gebruiken, zodat we nog meer uit iemands kwaliteiten kunnen halen. Maar het eerste wat we moeten doen, is tijd vrij maken!”

Hoe ervaren jullie de gebruiksvriendelijkheid van de app en het dashboard?

“Diverse doelgroepen maken gebruik van het Leviy platform. Onder andere de groep gehuisveste studenten, de House of Hospitality studenten die meedraaien in het hotel en natuurlijk onze eigen schoonmaakteams en technische dienst. Het is opvallend om te zien dat de technische dienst, waarvan de gemiddelde leeftijd 55+ is, snel hun dagelijkse taken oppakt met de app. Als al deze groepen het kunnen gebruiken, dan spreekt het voor zich dat het heel gebruiksvriendelijk is.” 

“Als al deze groepen het kunnen gebruiken, dan spreekt het voor zich dat het heel gebruiksvriendelijk is.“

CASA-reception2-leviyEen krant is altijd goed

Hoe verliep het onboarding en implementatieproces? 

“De setup is door Leviy gedaan voordat we gingen starten met het product, wat heel fijn was. Leviy is bij ons langs geweest om alles uit te leggen en structuur aan te brengen. De medewerkers hebben veel zelf geleerd, de basis is uitgelegd via kortstondige trainingen, veelal ‘on the job’. Afgelopen januari zijn we geswitcht naar een nieuw PMS-systeem: MEWS. De support die van klantmanager Caroline kwam was met het in gebruik nemen van deze integratie ontzettend fijn!”

Wat zien jullie op het gebied van innovaties voor hotels gebeuren? 

“Digitalisering neemt in alle facetten van een hotel toe. In onze kamers of openbare ruimtes, zoals toiletgroepen, kunnen we met behulp van sensoren aanwezigheid frequenties meten. Dit is zelfs in de housekeeping toe te passen, omdat de data je kan vertellen of een gast wel of niet in een kamer aanwezig is en of de schoonmaak wel of niet uitgevoerd kan worden. Ergens eind dit jaar zijn er plannen om onze kamers te vernieuwen, waar we eventueel dit soort technologieën kunnen toepassen!” 

CASA-restaurant-leviyDe cupcakes in het restaurant wil je allemaal opeten!

Benieuwd naar de mogelijkheden met Leviy?

Probeer een demo