3 minuten

KU Leuven bespaart honderden uren werk door inzet slimme tools Leviy

Het controleren van een studentenkamer na een huurperiode van een academiejaar brengt verschillende situaties met zich mee. Het raam gaat niet meer dicht, de kastdeur sluit niet meer of de douchekop bestaat uit drie straaltjes water. De zoektocht naar lijsten en gebreken van een bepaalde kamer is een tijdrovende taak. Met de ingang van het nieuwe Vlaamse Huur Decreet is KU Leuven verplicht om om samen met de student een gedetailleerde plaatsbeschrijving van de kamer op te maken. Aangezien het hier gaat over een kleine 3500 wooneenheden, waarvan de huur start in hetzelfde weekend, is dit een onbegonnen werk. Deze taak dient bij iedere nieuwe huurder van een kamer uitgevoerd moet worden. Hoe breng je als dé Universiteit van Leuven, zoals we op het Vlaams zeggen: studentenkoten, onder in een digitaal proces om situaties zoals deze te kunnen borgen? Samen met Leviy en Alpheios is KU Leuven gestart met het inzetten van de module Checklisten om studentenhuisvesting te documenteren.
KU-Leuven-Leviy
Één van de studentenwoningen van de KU Leuven, Bakeleyn.

Studentenhuisvesting KU Leuven

KU Leuven biedt studentenhuisvesting aan in en rondom Leuven. Verschillende soorten kamers, zoals een ‘kot’, studio en appartement, worden beheerd door de dienst Residentiebeheer” vertellen Els Bruyninckx en Marijke Creces, Groepsverantwoordelijken Residentiebeheer bij KU Leuven. Een student kan via KU Leuven een kamer voor een bepaalde tijd huren en valt daarmee onder de regeling van Residentiebeheer. 

Zodra een student een kamer wil gaan huren, wordt er een inventaris gemaakt van de kamer. Beide partijen doen een controle van de inboedel en de ruimtestaat van de kamer. Zodra de huurder de kamer of studio verlaat, wordt er gekeken of er dingen beschadigd zijn of eventuele gebreken zich voordoen.

Papieren administratie

Voorheen noteerde de student de gegevens op papier die werden bijgehouden in mappen. Elke kamer, studio of appartement had een eigen documentatie van de inventaris. De gehele inboedel, zoals het nachtkastje, tafel of kast, werd gedocumenteerd. Wanneer de sleutels in ontvangst waren genomen door de student, ontving hij/zij een formulier op papier voor het invullen van de inventaris. De student bracht dit niet altijd mee terug, wat zorgde voor een gat in de administratie. Zodra het einde van de huurperiode in zicht was, konden soms niet alle gegevens teruggevonden worden.

Rijschool-KU-Leuven-Leviy
Een van de prachtige studentenlocaties van de KU Leuven, zoals bijvoorbeeld de Rijschool.

Vlaamse Woninghuur Decreet

Door het nieuw Vlaams Huur Decreet was er een grote noodzaak om anders te gaan registreren. Vanaf 1 januari 2019 gaat een medewerker van KU Leuven met de huurder mee  naar de accommodatie om een startplaats beschrijving in te vullen van de kamer, studio of appartement. Tevens moet de huurder na inventarisatie zijn/haar handtekening plaatsen. Om die processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, is KU Leuven gestart met het inzetten van digitale Checklisten van Leviy” licht Annik Vercammen, Business Consultant bij Alpheios, toe.

Module Checklisten

Els: “Samen met Alpheios en Leviy zorgt KU Leuven ervoor dat zowel de “start” als de “eind” plaatsbeschrijvingen digitaal geregistreerd worden. De 3500 kamers in en rondom Leuven zijn voorzien van een inventaris en ruimtestaat. Per ruimtetype wordt een standaard lijst opgesteld voor kamers,  studio’s en appartementen. Vervolgens worden deze gekoppeld aan de specifieke kamer.” “De handtekening en gegevens worden automatisch bewaard op het Dashboard van Leviy. Door de start- en eindplaats beschrijving te digitaliseren, ontstaat er aan het einde van een academiejaar geen discussie over eventuele gebreken. De schade moet bij vertrek terugbetaald worden en de technische dienst wordt op de hoogte gesteld van de geconstateerde gebreken” licht Marijke toe.

”Om die processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, is KU Leuven gestart met het inzetten van een digitale Checklisten”

Holleberg-KU-Leuven-Leviy
Een typische studentenkamer in Leuven.

Data genereren

Annik: “Je kunt al heel snel en gemakkelijk data genereren op deze manier. Door de verzamelde gegevens kun je bijvoorbeeld erachter komen hoe vaak het voorkomt dat kasten beschadigd zijn in één academiejaar, daarop kan KU Leuven hun organisatie opnieuw indelen en organiseren. Je kunt de Technische dienst voorbereiden op nieuw werk, zoals bijvoorbeeld reparaties of vernieuwd schilderwerk.

“Ik stond er versteld van hoe iedereen op dezelfde lijn stond toen we net waren begonnen met Leviy”

Tijdwinst tijdens een piekmoment

Bij de dienst Residentiebeheer zijn er twee grote piekmomenten in het jaar: dit zijn dagen waarop de studenten de kamers verlaten of komen huren aan het begin/einde van een academiejaar. De afgelopen periode is er enorm veel tijdwinst behaald. De inventaris staat per ruimtetype klaar en wordt direct opgeslagen bij het invoeren van de checklist. Marijke: “Het werken met de Leviy App op de werkvloer is makkelijk en snel.” “Daarnaast kun je na het afronden van een kamer direct een PDF downloaden, hierop is een samenvatting van de checklist te zien”, eindigt Els. 

Leviy en Alpheios wensen Els en Marijke veel succes toe met de volgende 3500 inventaris checklisten!

Benieuwd naar de mogelijkheden met Leviy?

Probeer een demo