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KU Leuven spart durch den Einsatz von Leviy hunderte von Arbeitsstunden

Die Inspektion eines Studentenzimmers am Ende eines Semesters bringt einige interessante Situationen zutage. Das Fenster lässt sich nicht schließen, die Schranktür schließt nicht mehr oder der Duschkopf besteht nur aus drei Wasserstrahlen. Die Suche nach Listen und Mängeln in einem bestimmten Zimmer ist eine zeitraubende Aufgabe. Mit dem Inkrafttreten der neuen flämischen Wohnungsmietverordnung ist die KU Leuven verpflichtet, gemeinsam mit dem Studenten eine detaillierte Zustandsbeschreibung des Zimmers zu erstellen. Diese Aufgabe muss für jeden neuen Studenten, der ein Zimmer mietet, durchgeführt werden. Da das Studentenwohnheim der KU Leuven aus etwa 3.500 Wohneinheiten besteht, deren Miete am selben Wochenende beginnt, ist dies eine unmögliche Aufgabe. Wie konnte die Universität Leuven mit so vielen studentischen Wohneinheiten eine so umfangreiche Verwaltung bewerkstelligen? Gemeinsam mit Leviy und Alpheios begann die KU Leuven, das Checklistenmodul zu nutzen, um ihre Dokumentation der Studentenwohnungen zu digitalisieren.
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Eines der Studentenwohnheime der KU Leuven, Bakeleyn.

Studentenwohnheim KU Leuven

„Die KU Leuven bietet Studentenwohnungen in und um Löwen an. Verschiedene Zimmertypen, wie ein Zimmer, ein Studio und ein Apartment, werden von der Abteilung Residence Management verwaltet“, sagen Els Bruyninckx und Marijke Creces, Gruppenverantwortliche für Residence Management an der KU Leuven. Ein Student kann über die KU Leuven eines dieser Zimmer für einen bestimmten Zeitraum mieten.

Sobald ein Student ein Zimmer mietet, wird ein Bestandsverzeichnis des Zimmers erstellt. Beide Parteien machen eine Inspektion des Inhalts und des Zustands des Zimmers. Sobald der Student das Zimmer oder das Studio verlässt, wird überprüft, ob etwas beschädigt wurde oder ob es Mängel gibt.

Papierverwaltung

Früher schrieben die Studenten die Details auf Papier auf, das in Ordnern aufbewahrt wurde. Für jedes Zimmer, Studio oder Appartement gab es eine eigene Dokumentation des Inventars. Alle Haushaltsgegenstände, wie z. B. der Nachttisch, Tisch oder Schrank, wurden dokumentiert. Wenn die Studenten die Schlüssel erhielten, bekamen sie ein Papierformular, um eine Bestandsaufnahme zu machen. Diesen gaben die Studenten nicht immer ab, wodurch eine Lücke in der Verwaltung entstand. Wenn das Ende der Mietzeit in Sicht war, war es manchmal unmöglich, alle Daten wiederzufinden.

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Schöne Orte mit Zimmern zur Miete wie die Rijschool.

Flämischer Wohnungsmieterlass

“Aufgrund des neuen flämischen Wohnungsmieterlasses wuchs die Notwendigkeit, diesen Prozess anders zu verwalten. Ab dem 1. Januar 2019 werden die Mieter von einem Mitarbeiter der KU Leuven begleitet, um das Zimmer, Studio oder die Wohnung vor dem Einzug zu begutachten. Außerdem müssen die Mieter nach der Bestandsaufnahme ihre Unterschrift leisten. Um diese Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten, hat die KU Leuven begonnen, die digitalen Checklisten von Leviy zu nutzen“, erklärt Annik Vercammen, Business Consultant bei Alpheios.

Checklistenmodul
Els: „Gemeinsam mit Alpheios und Leviy stellt die KU Leuven sicher, dass sowohl die ‚Start‘- als auch die ‚End‘-Besichtigungen digital registriert werden. Die 3500 Zimmer in und um Löwen werden mit einem Inventar und einer Raumliste versehen. Pro Raumtyp wird eine Standardliste von Zimmern, Studios und Apartments erstellt. Diese werden dann mit dem jeweiligen Zimmer verknüpft.“ „Die Unterschrift und die Daten werden automatisch im Dashboard von Leviy gespeichert. Durch die Digitalisierung der Erst- und Endabnahme gibt es am Ende eines Semesters keine Diskussion über etwaige Mängel. Der Schaden muss bei der Abreise erstattet werden und die technische Abteilung wird informiert, wenn Mängel gefunden wurden“, erklärt Marijke.

„Um diese Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten, hat die KU Leuven begonnen, digitale Checklisten zu verwenden“

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Ein typisches Studentenzimmer in Leuven.

Erzeugen von Daten

Annik: „Durch die Digitalisierung dieses Prozesses mit Leviy können Daten viel schneller und einfacher generiert werden. Durch die gesammelten Daten ist es zum Beispiel sehr einfach, herauszufinden, wie viele Schränke in einem Semester beschädigt worden sind. Mit diesen Erkenntnissen kann die KU Leuven ihre Wartung besser organisieren. Wir können die technische Abteilung auf neue Arbeiten wie Reparaturen oder eine neue Lackierung vorbereiten.“ 

„Ich war erstaunt, wie sehr alle an einem Strang zogen, als wir gerade mit Leviy anfingen“

Zeitersparnis zu Spitzenzeiten

In der Wohnheimverwaltung gibt es zwei Spitzenzeiten: Das sind die Tage, an denen die Studenten ausziehen oder am Anfang/Ende eines Semesters kommen, um Zimmer zu mieten. In letzter Zeit wurde eine Menge Zeit gespart. Das Inventar pro Raumtyp ist verfügbar und wird sofort gespeichert, wenn die Checkliste ausgefüllt wird. Marijke: „Das Arbeiten mit der Leviy App ist einfach und schnell.“ „Außerdem kann man nach der Fertigstellung eines Raumes sofort ein PDF herunterladen, auf dem eine Zusammenfassung der Checkliste zu sehen ist“, schließt Els. 

Leviy und Alpheios wünschen Els und Marijke viel Glück mit den nächsten 3500 Inventar-Checklisten!

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