5 minuten

Schoon en veiliger reizen met de bus tijdens COVID-19

Wat begon met het uitvoeren van kwaliteitscontroles (DKS), liep uit tot een grootschalige vernieuwing van de schoonmaakprocedure als gevolg van het coronavirus (COVID-19). Met Leviy zorgt adviesbureau Alpheios en schoonmaakbedrijf Marcan ervoor dat de bussen van het Brusselse openbaar vervoersbedrijf STIB dag en nacht gedesinfecteerd zijn. Reizigers in en rondom Brussel kunnen tot op heden veilig van A naar B vervoerd worden. Deze bijzondere samenwerking tijdens een crisis, waarbij elkaars personeel wordt ingezet en opgeleid, verdient een applaus! Om dit speciale verhaal te delen, gingen we, op afstand via Google Meet, in gesprek met de betrokkenen en vroegen we naar de hectische periode vanaf maart dit jaar.

Alpheois-Leviy-featured

Opschudding door coronavirus

“De oorspronkelijke vraag was om de schoonmaakkwaliteit van de bussen van STIB te evalueren en te verbeteren, maar het coronavirus heeft voor veel opschudding gezorgd. De bussen moesten blijven rijden terwijl de angst voor covid-19 elke dag groter werd. Dit resulteerde in extra schoonmaak per bus en een nieuwe werkwijze per depot” vertelt Kristel van Vaerenbergh (Alpheios). Kristel is consultant bij Alpheios en heeft de medewerkers van STIB en Marcan afgelopen periode opgeleid met Leviy. 

Alle bussen die binnen komen rijden in het depot, moeten dag en nacht gedesinfecteerd worden. Dit geldt voor zo’n 800-900 bussen, verdeeld over vijf depots. Dit gebeurt nog dagelijks. Zolang het coronavirus zich blijft verspreiden, is de schoonmaak van een openbaar vervoermiddel zeer belangrijk. “Je kunt je voorstellen dat dit in het begin een enorme reorganisatie was. Met behulp van schoonmaakbedrijf Marcan en Leviy hebben we het voor elkaar gekregen om een nieuwe procedure op te stellen voor de bussen in België” vult Kristel aan. Er is extra personeel ingezet en opgeleid, zowel van Marcan als van STIB zelf laat Els Naegels (Marcan) weten. “We leiden de medewerkers van STIB ook op met het nieuwe werkproces.” Dit is natuurlijk een bijzondere situatie, waarbij niet alleen andermans personeel wordt ingezet, maar ook wordt opgeleid.

Anders dan normaal

Het begon allemaal met het noteren van gegevens op papier. Schoonmaakmedewerkers hadden de taak om de handelingen die ze hadden uitgevoerd per bus, op te schrijven op een notitieblok. Het is belangrijk om precies te weten welke bus schoongemaakt is en welke (nog) niet. De taken werden ‘s nachts door een ploegleider in een Excel document genoteerd en in de ochtend overgenomen door Kristel om resultaten te genereren voor de klant. Kristel: ‘Dit nam voor de vijf depots zo’n twee tot drie uur tijd in beslag. We dachten, dit kan zo langer niet, waarom verwerken we dit ook niet in Leviy?” 

“We zijn direct overgestapt op Leviy en gaan kijken op welke manier we dit konden gaan invullen. Vervolgens zijn we gestart met het opleiden van het personeel. Dit hebben we per depot gedaan, zodat we het overzicht hielden en onszelf konden verbeteren. Het was een grote uitdaging, met vallen en opstaan, maar ik ben heel trots en blij met wat er is bereikt!”

Dagelijkse en periodieke taken

Het grote verschil tussen een gebouw en een bus is uiteraard de stilstand en beweging tussen deze twee onderdelen. Een gebouw waarin een ruimte moet worden schoongemaakt, is eenvoudig één of meerdere keren per dag schoon te maken.

Een bus heeft een hoge frequentie, zo’n drie tot vier keer per dag, en wordt bemoeilijkt door zijn constante verplaatsing. Els: “Om dit goed te kunnen borgen, zijn we gaan werken met labels. Deze labels geven aan hoeveel keer de bus is schoongemaakt en welke taken (nog) niet zijn uitgevoerd. Het komt weleens voor dat een bus een korte wissel heeft, waarin niet alle taken kunnen worden voldaan. De taken die worden uitgevoerd, zoals het reinigen van de cabine van de chauffeur en de contactpunten in de bus, zorgen ervoor dat de bus is gedesinfecteerd en mensen veilig kunnen worden vervoerd . Wanneer er meer tijd is, kunnen meer taken worden uitgevoerd. Er kunnen maximaal drie korte taken en één lange taak worden opgegeven. Een lange taak wordt meestal s’ nachts uitgevoerd, want dan hebben de ploegen meer tijd dan overdag. Dit worden de ‘dagelijkse taken’ genoemd, omdat ze dagelijks worden herhaald.”

Els: “De periodieke taken zijn de grotere opdrachten. Dit zijn bijvoorbeeld de wanden, de plafonds en de ruiten. Het lastige van deze taken is dat we niet goed weten hoeveel tijd er is om deze taak te kunnen uitvoeren. In Leviy kunnen we dan zien of het wel of niet is opgevolgd.” “De taken die tijdens de planning niet zijn behaald, kunnen we dan opnieuw invoeren. Ook hier zijn we aan het kijken hoe we dit op een zo efficiënte manier kunnen doen” vult Els aan.

De eerste stappen tijdens het opleiden van schoonmakers

Kristel: “Het opleiden van medewerkers behoorde tot één van mijn taken. In een grote zaal, uiteraard op afstand, leerden de schoonmakers de eerste werkprocedure waarin de werking van de periodieke taken en labels werd uitgelegd. Na de training gingen we de werkvloer op en voerden we de taken uit in de bussen. Op deze manier kon ik direct helpen en vragen beantwoorden. Dit werkte zowel voor mij als voor de medewerkers perfect. Binnen een dag hadden de schoonmaakmedewerkers dit onder de knie. Leviy is eenvoudig en gemakkelijk, voor iedereen, op elk niveau. Je merkt aan de medewerkers dat het werken met de app een extra dimensie geeft aan hun belangrijke werk. Het werkplezier is op deze manier verdubbeld.”

Leviy is eenvoudig en gemakkelijk, voor iedereen, op elk niveau

Alpheois-Leviy-STIB

Leviy, Marcan & Alpheios aan de slag op de werkvloer

Samenwerking tussen Alpheios, Marcan, STIB  en Leviy

De samenwerking tussen de vier partijen verloopt soepel. Dat is te merken aan het enthousiasme over de afgelopen periode. Er is samen met Marcan en Alpheios een werkprocedure opgesteld en schoonmaakmedewerkers van STIB en Marcan werken samen. Er is een handleiding gemaakt waarin je de werking van Leviy kunt terugvinden en deze is toegevoegd aan het werkproces. “Er was niemand die als enige de leiding had, dit deden we met elkaar” vertelt Els.

“Het werkplezier is op deze manier verdubbeld”

Trots en nieuwe technologie

Op de vraag wat Leviy nu concreet heeft opgeleverd, antwoord Kristel heel stellig: De schoonmaakmedewerkers voelen zich trots en weten dat ze een nieuwe technologie in handen hebben. Dit is één van de belangrijkste uitkomsten voor mij, dat medewerkers plezier in hun werk hebben en zich trots voelen in het werk wat ze doen. Daarnaast is er tijdwinst voor iedereen. Van twee tot drie uur per dag gegevens handmatig invoeren naar direct een dashboard vol analyses. “Dat scheelt een hoop werk” aldus Kristel. 

“Alles is digitaal en niks meer op papier. Dit past bij onze visie als schoonmaakbedrijf, waarbij we onder andere voor ecologische producten kiezen” vertelt Els. “Voorheen was er veel papierverspilling, dat is nu verleden tijd met het gebruik van een mobiele App en een online Dashboard.”

“De schoonmaakmedewerkers voelen zich trots en weten dat ze een nieuwe technologie in handen hebben”

Leviy onderdeel maken van ons werkproces

Na een succesvolle periode, ziet Kristel een rooskleurige toekomst met Leviy. “We zien zoveel oplossingen met Leviy dat we een volgorde hebben gemaakt met wat we als eerste willen aanpakken. We willen voorkomen dat we te hard van stapel lopen. Een eerste item op de agenda is het invoeren van de werkprocedures in de Bestanden module. We gaan ook video’s maken, waarin te zien is op welke manier je moet schoonmaken, en deze in dezelfde omgeving zetten zodat iedereen daarbij kan. Op dit moment zijn we ook al bezig om QR codes in de bussen op te plakken, zodat de medewerkers niet meer de nummers hoeven op te zoeken maar direct kunnen scannen. De eerste bestellingen worden op dit moment ook ingevoerd met de module Formulieren en ook hier zorgen we ervoor dat we dit gefaseerd opstarten. Als tweede punt gaan we de Meldingen module inzetten, om eventuele verbeteringen te melden. We zijn plan om een brigadier van de bussen toegang te geven tot een deel van Leviy aan, zodat óók zij kunnen zien of de bus is schoongemaakt. Handig, want op deze manier hoeft de medewerker niet elke keer bij een ploegleider te checken of de bus klaar is voor een nieuwe ronde.”

We wensen Kristel en Els nog veel succes met het uitvoeren en begeleiden van Leviy bij de depots van STIB rondom Brussel!

 Alpheois-Leviy-STIB-2