5 minuten

Hoe verbind je je PMS met Leviy Housekeeping? | Integrations

Na de publicatie van onze laatste video* over ons product in hotels en vakantieparken, kregen we veel verzoeken om informatie. Dit omvatte vragen over de technische mogelijkheden om PMS-systemen met Leviy te integreren. Dit is iets wat we al meerdere keren hebben gedaan! In dit artikel geven we je praktische uitleg over hoe dit in de praktijk kan worden gerealiseerd. Wanneer er twee systemen worden gekoppeld, is het belangrijk dat er kennis beheerst wordt over zowel procesgerichte als technische aspecten. Daarom schetsen we vanuit verschillende perspectieven meerdere scenario’s.
Woman standing with phone in her hand
*Video is beschikbaar in het Nederlands, Engels, Duits en Frans

Use case 

We starten met het uitleggen van een use case. In elk hotel wordt een reserveringssoftware oplossing gebruikt. Dit wordt vaak de ‘PMS’ genoemd, dat staat voor Property Management System. Het is het belangrijkste administratie systeem dat ervoor zorgt dat alles op rolletjes verloopt. Het wordt gebruikt bij het in- en uitchecken van gasten, het is verbonden met online boekingssystemen, met verkooppunten in de bar en het restaurant van het hotel, betaalde tv, en keycard systemen. 

Iedereen die in een hotel verblijft, houdt ervan dat het schoon en netjes is. Dit wordt door de Housekeeping afdeling verzorgd. De meest voorkomende rollen binnen deze afdeling zijn de room attendant, supervisor en de housekeeping manager. De technische afdeling is aanwezig wanneer er reparaties uitgevoerd moeten worden. 

Ook nu nog, in 2019, werken veel housekeeping afdelingen in hotels op papier(!). Dit geldt voor de housekeeper, room attendants en supervisors. Wanneer ze eenmaal zijn begonnen aan hun werkzaamheden, kun je ze niet meer bereiken. Dat is jammer, omdat dan veel tijd verloren gaat. Met de Leviy Housekeeping module is het mogelijk om te communiceren, te reageren op veranderingen en om de efficiëntie te verbeteren. Uiteindelijk profiteert het hele team en nóg belangrijker, de gast van de voordelen die de module met zich meebrengt. 

Vroeg in de ochtend ontvangt de housekeeping manager de laatste gegevens (een export of rapport) van het PMS met alle verwachte veranderingen. Bijvoorbeeld over gasten die vertrekken/arriveren/verblijven, speciale wensen zoals extra bedden voor kinderen, VIP-lijsten en/of geplande vroege aankomsten van de dichtstbijzijnde luchthaven(s). Dit wordt allemaal gebruikt om een planning te maken voor de room attendants en supervisors. De gehele organisatie hiervan wordt vaak uitgevoerd op papier of met gebruik van een spreadsheet software. 

Hotelkamers worden (normaal gesproken) dagelijks schoongemaakt. Wanneer een gast voor meerdere nachten verblijft, wordt een stay over taak uitgevoerd. Wanneer een gast vertrekt, wordt de kamer uitgebreid schoongemaakt, vaak benoemd als ‘Check out’ taak. Naast het schoonmaken, controleert de housekeeping afdeling de kamers om er zeker van te zijn dat alles is geregeld en aangevuld.

Room attendant is cleaning the room
Met de Leviy app weet de room attendant precies wat ze moet doen

API & RESTful Web Service

Om te communiceren met het Leviy platform, bieden wij een API aan, dat staat voor Application Programming Interface. In principe laten API’s toepassingen met elkaar communiceren. De API van Leviy is gebaseerd op REST, oftewel Representational State Transfer. 

(Dit stuk is een beetje technischer, je mag het ontwijken als je het niet leuk vindt). REST is een software-architectuurstijl dat beperkingen vaststelt en gebruikt wordt bij het maken van webservices. Webservices die voldoen aan de REST architectuurstijl, ook wel RESTful Web Services (RWS) genoemd, bieden interoperabiliteit tussen computersystemen. RESTful Webservices bieden de verzoekende systemen toegang en controleren tekstuele weergaven van webbronnen door gebruik te maken van een uniforme en vooraf gedefinieerde set van bewerkingen. Onze tekstuele berichten zijn in JSON (JavaScript Object Notation), een lichtgewicht formaat voor gegevensuitwisseling. JSON wordt vaak gebruikt in RESTful Web services.

Leviy is een online SaaS-oplossing. Dit betekent dat onze API’s beschikbaar zijn op het internet (met behulp van HTTPS-verzoeken). De meeste moderne Property Management Systemen hebben ook een API. In zo’n situatie kan iedereen die dat wil de logica tussen deze API’s ontwikkelen: de PMS-leverancier, Leviy, een lokaal softwarebedrijf of iemand anders. 

Uiteraard heb je toegang nodig tot de API’s en de relevante documentatie. Soms komen we een situatie tegen waarin een PMS niet over een API beschikt. Het gebeurt ook weleens dat de PMS-leverancier of -distributeur zijn ecosysteem en bedrijf beschermt. We zien ook dat leveranciers dure partnerships leveren, prijzige validatieprocessen vereisen of extra kosten vragen voor het gebruik van de API. Dus, als je overweegt om je PMS-systeem te vervangen, kies dan voor de API’s die iedereen mag gebruiken en waaraan jij en de sofware engineer niet te veel geld hoeven uit te geven.

Leviy app on mobile phone
Ons platform biedt verschillende planningsfuncties die gebruikt kunnen worden om alle taken in één centrale agenda te plannen en dit zichtbaar te maken voor alle betrokken personen en teams

Processen

De volgende stap is om de logica voor de integratie te definiëren. Dit betekent dat je de bedrijfsreglementen goed moeten definiëren. Hiervoor kun je vanaf 0 beginnen, of contact opnemen met Leviy. Zelfs in het laatste geval moet je hier echt wat tijd aan besteden. Het koppelen van de systemen (het PMS en Leviy Housekeeping) betekent namelijk dat een aantal keuzes die oorspronkelijk door de receptie, de housekeeping afdeling en het onderhoudsteam zijn gemaakt, geautomatiseerd gaan worden. Het is echt een noodzaak om de logica goed te definiëren voordat je begint met bouwen. Vanuit onze kant, vinden wij het interessant om te leren en begrijpen hoe je hotel of vakantiepark werkt en op welke manier de gast zo goed mogelijk wordt bediend! 

Bij Leviy hebben we al meerdere PMS-systemen geïntegreerd. Hierdoor kunnen we je informeren over typische gevallen, zoals wat er moet gebeuren als een gast uitcheckt, wat er gedaan wordt bij de Night Audit/End of the Day, of wanneer de schoonmaak klaar is.

Zodra de bedrijfslogica duidelijk is, kan de software engineer (die uiteraard al betrokken was bij dit proces) beginnen met het bouwen van de integratie. Wat voor programmeertaal of platform er wordt gebruikt, maakt voor ons niet uit. We leveren alleen onze gestandaardiseerde en toegankelijke API, onze documentatie en een ontwikkelomgeving. Dit betekent ook dat de software engineer ons systeem (zowel vanuit een technisch als meervoudig gebruikersperspectief) moet begrijpen, evenals het PMS. Daarom is het niet vreemd om wat tijd te besteden aan de front-end van de te integreren systemen.

Het integreren van deze aspecten duurt waarschijnlijk enkele weken. In die tijd zullen er enkele interessante vragen en uitzonderingsgevallen opduiken (zoals wat te doen met een no-show, room-change, day-use scenario’s, gast verzoeken of VIP’s). Wees je ervan bewust dat het niet aan de software engineer is om te beslissen over de logica van deze gevallen  en dat het niet voorkomen had kunnen worden. Een gezamenlijke aanpak is nodig om zaken goed op elkaar af te stemmen. 

Zodra de integratie klaar is, zal deze ergens moeten plaatsvinden. Dit kan aan onze zijde zijn in ‘Leviy Connect’, ergens in de cloud (zoals Amazon AWS of een andere VPS) of nauw gekoppeld aan de on-premise PMS (dit is soms nodig bij oudere systemen). Daarna, moet de integratie worden onderhouden. Dit zorgt ervoor dat de oplossing gezond, veilig en aan te passen is wanneer behoeften veranderen. 

Wanneer dit allemaal gelukt is, zullen de gasten en het team profiteren van de voordelen van een digitaal betrokken housekeeping afdeling. 

Voor meer informatie kun je contact met ons opnemen en helpen we je graag verder!

 

Benieuwd naar de mogelijkheden met Leviy?

Probeer een demo