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Wie kann man sein PMS mit Leviy Housekeeping verbinden? | Integrations

Nach der Veröffentlichung unseres Videos*, das unser Produkt in Hotels und Freizeitparks zeigt, erhielten wir viele Anfragen nach weiteren Informationen. Dazu gehörten auch Anfragen zu den technischen Möglichkeiten der Integration von PMS-Systemen mit Leviy, was wir bereits mehrfach getan haben. In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen eine praktische Erklärung, wie eine Integration mit Leviy realisiert werden kann. Es ist wichtig zu beachten, dass der Prozess der Integration zweier Systeme sowohl betriebswirtschaftliches als auch technisches Know-how erfordert. Aus diesem Grund werden wir das Integrationsszenario aus verschiedenen Perspektiven betrachten.
Woman standing with phone in her hand
*Video verfügbar in Englisch, Niederländisch, Deutsch and Französisch.

Anwendungsfall 

Wir beginnen damit, den Anwendungsfall von Anfang an zu erklären. Jedes moderne Hotel verwendet eine Art Reservierungssoftware. Solche Anwendungen werden oft als PMS bezeichnet, was die Abkürzung für Property Management System ist. Diese dienen in der Regel als Hauptverwaltungssystem, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Sie werden für das Ein- und Auschecken von Gästen verwendet und sind oft mit Online-Buchungssystemen verbunden, mit Einkaufsvorrichtungen in der Hotelbar und im Restaurant, mit Pay-TV- und Keycard-Systemen.

Wer in einem Hotel wohnt, erwartet, dass sein Zimmer sauber und ordentlich ist. Dies wird von der Hauswirtschaft übernommen. Die häufigsten Rollen in dieser Abteilung sind der/die Raumpfleger/in, der/die Vorgesetzte und der/die Hauswirtschaftsleiter/in. In der Regel gibt es auch eine Wartungsabteilung, die sicherstellt, dass alle Geräte gewartet und bei Bedarf repariert werden.

Bis heute arbeiten viele Hauswirtschaftsabteilungen in Hotels noch immer auf Papier(!). Dies gilt sowohl für den Hausmeister als auch für die Raumpfleger und Vorgesetzten. Sobald sie sich auf den Weg gemacht haben, ist es oft schwierig, sie zu erreichen, um herauszufinden, welche Räume für neue Gäste bereit sind. Um Einblick in diese Informationen zu erhalten, müssen Hauswirtschafter oft anrufen oder physisch von Stockwerk zu Stockwerk gehen, um sich über den Fortschritt der Reinigung zu informieren. Das ist schade, denn dann geht viel Zeit verloren. Um die Housekeeping-Abteilungen von Hotels effizienter zu machen, entwickelte Leviy eine Funktionalität, die den gesamten Housekeeping-Prozess eines Hotels digitalisiert. Leviy Housekeeping ermöglicht es der gesamten Housekeeping-Abteilung, schnell zu kommunizieren, leicht auf Veränderungen zu reagieren und effizienter zu werden. Am Ende werden das ganze Team und vor allem die Gäste die Vorteile genießen.

Am Morgen erhält der Housekeeping-Manager einen Datensatz (Export oder Bericht) aus dem PMS, der alle erwarteten Änderungen enthält, wie z.B. welche Gäste abreisen, ankommen, übernachten, Sonderwünsche wie Zusatzbetten für Kinder, VIP-Auflistungen oder geplante Frühankünfte von nahegelegenen Flughäfen. Alle diese Informationen werden benötigt, um eine genaue Planung für die Raumpfleger und Vorgesetzten zu erstellen. Vor Leviy wurde die Planung häufig auf Papier oder mit Hilfe einer Tabellenkalkulationssoftware erstellt.

Hotelzimmer werden in der Regel täglich gereinigt. Wenn ein Gast mehrere Nächte lang bleibt, wird eine stay-over Maßnahme durchgeführt. Wenn die Gäste gehen, wird der Raum gründlicher gereinigt, oft als Checkout-Aufgabe bezeichnet. Neben der Reinigung überprüft die Hauswirtschaft auch den Raum, um sicherzustellen, dass alles repariert und bei Bedarf wieder aufgefüllt wird.

Room attendant is cleaning the room
Mit der Leviy App weiß der Zimmerservice genau, was zu tun ist

API & RESTful Web Dienste

Um sicherzustellen, dass andere Systeme mit Leviy kommunizieren können, bieten wir eine API an, kurz für Application Programming Interface (API). Grundsätzlich ermöglichen APIs die Kommunikation von Anwendungen untereinander. Die APIs von Leviy basieren auf REST, einem Akronym für Representational State Transfer.

(Dieser Abschnitt ist etwas technischer, er kann bei Bedarf gerne übersprungen werden.). REST ist ein Software-Architekturstil, der eine Reihe von Einschränkungen definiert, die für die Erstellung von Web Services verwendet werden sollen. Webservices, die dem REST-Architekturstil entsprechen, auch RESTful Web Services (RWS) genannt, sorgen für Interoperabilität zwischen Computersystemen. RESTful Web Services ermöglichen es den anfordernden Systemen, auf textuelle Darstellungen von Web-Ressourcen zuzugreifen und diese zu manipulieren, indem sie einen einheitlichen und vordefinierten Satz von zustandslosen Operationen verwenden. Unsere Textnachrichten sind in JSON (JavaScript Object Notation), einem leichten Datenaustauschformat. JSON wird häufig in RESTful Web Services verwendet.

Leviy ist eine Online-SaaS-Lösung. Das bedeutet, dass unsere APIs im Internet verfügbar sind (über regelmäßige HTTPS-Anfragen). Die meisten modernen Property Management Systeme verfügen auch über eine API. In einer solchen Situation kann jeder, der dazu in der Lage ist, die Schnittstelle zwischen diesen APIs entwickeln: der PMS-Anbieter, Leviy, eine lokale Software-Entwicklungsfirma oder jemand anderes.

Um ein anderes System in Leviy zu integrieren, benötigen Sie Zugriff auf die APIs und die entsprechende Dokumentation. Manchmal stoßen wir auf Situationen, in denen PMS’s keine API zur Verfügung stellen. Dies kann durchaus der Fall sein, aber es kann auch vorkommen, dass der PMS-Anbieter oder -Verteiler sein Ökosystem und sein Geschäft schützt. Wir erleben auch, dass Anbieter teure Partnerprogramme anbieten, teure Validierungsprozesse erfordern oder zusätzliche Gebühren für die Nutzung der API verlangen. Wenn Sie planen, Ihr PMS-System zu ersetzen, empfehlen wir Ihnen dringend, sich für eine API zu entscheiden, die jeder verwenden darf und für die Sie und Ihr Softwareentwickler nicht zu viel Zeit und Geld aufwenden müssen.

Leviy app on mobile phone
Unsere Plattform bietet mehrere Planungsfunktionen, mit denen Sie alle Ihre standortspezifischen Aufgaben für Einzelpersonen und Teams planen können

Prozesse 

Wenn all dies geklärt und erledigt ist, ist der nächste Schritt, die Schnittstelle für die Integration zu definieren. Das bedeutet, die Geschäftsregeln zwischen den Systemen zu definieren. Hierfür können Sie bei Null anfangen oder Leviy kontaktieren. Selbst im letzteren Fall ist es notwendig, dass man sich die nötige Zeit nimmt. Dies liegt daran, dass die Integration der beiden Systeme (PMS und Leviy Housekeeping) mehrere Entscheidungen automatisiert, die ursprünglich von der Rezeption, der Hauswirtschaft und dem Wartungsteam getroffen wurden. Es ist zwingend notwendig, die Schnittstelle sehr genau zu definieren, bevor man mit dem Aufbau der Integration beginnt. In der Zwischenzeit ist es auch sehr wichtig zu entscheiden und zu verstehen, wie Sie Ihren Prozess gestalten werden, um Ihren Gästen den besten Service zu bieten.

Bei Leviy haben wir bereits mehrere PMS-Systeme integriert. Aus diesem Grund können wir Sie über einige gängige Fälle informieren, wie z.B. was passieren sollte, wenn ein Gast aus einem Zimmer auscheckt, was für den Night Audit / End Of Day Prozess zu berücksichtigen ist, oder wenn die Reinigung abgeschlossen ist.

Sobald die Schnittstelle geklärt ist, kann Ihr Softwareentwickler, der von Anfang an in diesen Prozess eingebunden sein sollte, mit dem Aufbau der Integration beginnen. Welche Software-Sprache oder Plattform auch immer verwendet wird, spielt für uns keine Rolle. Wir stellen Ihnen lediglich unsere standardisierte und zugängliche API, unsere Dokumentation und eine Entwicklungsumgebung zur Verfügung. Das bedeutet auch, dass Ihr Softwareentwickler unser System sowohl aus technischer als auch aus Mehrbenutzersicht sowie das PMS verstehen sollte. Aus diesem Grund ist es nicht ungewöhnlich, einige Zeit am Frontend der zu integrierenden Systeme zu verbringen.

Die Integration zweier Systeme wird voraussichtlich mehrere Wochen dauern. Während dieser Zeit werden wahrscheinlich einige interessante Fragen und Randbedingungen auftauchen, wie z.B. was man mit einer no-show, room-change, Tagesszenarien, Gästeanfragen oder VIPs machen soll. Beachten Sie, dass die Entscheidung über die Logik dieser Fälle nicht Ihrem Softwareentwickler überlassen bleibt, es sollte eine gemeinsame Anstrengung sein, sich auf solche Szenarien einzustellen.

Sobald die Integration fertig ist, muss sie irgendwo laufen. Dies kann auf unserer Seite in Leviy Connect in der Cloud oder in enger Kopplung mit dem lokalen PMS erfolgen. Letzteres ist manchmal bei älteren Systemen der Fall. Die Arbeit wird dann aber nicht eingestellt, da auch die Integration weiter gepflegt werden sollte. Um die Lösung funktionsfähig, sicher und an Ihre sich ändernden Bedürfnisse angepasst zu halten, sollte die Integration gewartet werden.

Wenn Sie ihr PMS erfolgreich in Leviy integriert haben, werden sowohl Sie als auch Ihre Gäste die Vorteile einer digitalisierten Hauswirtschaft genießen.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns einfach. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

 

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