5 minuten

Ziekenhuis Oost-Limburg: “Specifiek inzoomen per afdeling geeft ons een duidelijk overzicht van de schoonmaak”

Ziekenhuis Oost-Limburg controleert de reiniging van de patiëntenkamers, openbare ruimtes en andere ruimtesoorten met de Leviy App en heeft kennis over de DKS controle dankzij de hulp van Alpheios. Hoe ervaart Ziekenhuis Oost-Limburg de digitale controle en waarom is een online tool zo bruikbaar? Lien Baron, procesbegeleider bij ZOL, vertelt met haar enthousiasme over de inzet van Leviy en Alpheios in het ziekenhuis.

Leviy-ZOL-header

Lien: “We zijn met de DKS controles van Leviy in het ziekenhuis begonnen. Voorheen deden we dit op papier, maar door de hoeveelheid administratie zijn we overgestapt naar de digitale tool Leviy. Het verwerken van de controles en daaruit rapportages en analyses trekken vind ik een enorm hulpmiddel. Om je een idee te geven: wij hebben 100.000 vierkante meter schoon te maken oppervlakte. In het Leviy Dashboard kunnen we specifiek inzoomen per afdeling zodat we een duidelijk overzicht hebben welke ruimtes wel of niet zijn schoongemaakt.”

“Wij hebben 100.000 vierkante meter schoon te maken oppervlakte.”

Dagelijkse schoonmaak op een patiëntenkamer

“In een ziekenhuis staat een patiëntenkamer zelden leeg”, vertelt Lien. “De kans op nieuwe vervuiling is er altijd, want de bedden worden direct ingenomen door nieuwe patiënten. Een controle moet dus worden uitgevoerd binnen een uur. Op dit moment controleren we alleen de dagelijkse schoonmaak en niet de kamers van de vertrekkende patiënten. Dit is een bewuste keuze, omdat we het proces met kleine stapjes willen doorlopen. We merken dat medewerkers moeten wennen aan nieuwe systemen en dus gewend zijn aan een vertrouwde omgeving waarin ze werken. Het ‘nieuwe werken’ heeft tijd nodig en dat bepaalt uiteindelijk dat we niet alles tegelijk willen doen.”

“De werkleiders worden door Alpheios begeleid en leren hoe een DKS controle moet worden uitgevoerd. Daarnaast wordt de kennis over de interpretatie van fouten meegegeven. Een perfecte combinatie, want op deze manier werken we volgens de richtlijnen van bijvoorbeeld JCI.”

“In een ziekenhuis staat een patiëntenkamer zelden leeg. De kans op nieuwe vervuiling is er altijd, want de bedden worden direct ingenomen door nieuwe patiënten.”

Leviy-ZOL-DKS

Checklists

Lien vervolgt: “Naast de DKS maken we ook gebruik van checklists. Om aan de kwaliteitsnormen van JCI te voldoen, hebben we de taak om medewerkers bijvoorbeeld de richtlijnen van brandveiligheid en de kwaliteit van zorg mee te geven. We doorlopen deze info met de medewerkers met behulp van de Checklist module.”

“Daarnaast gebruiken we de module ook voor coaching. Nieuwe medewerkers worden getoetst op de uitvoering van de schoonmaak. Zo kunnen we de checklist op detailniveau invullen zodat we alle elementen kunnen toetsen”, vertelt Lien.

Afval checklists

“Onlangs zijn we gestart met een checklist rondom afval, iets wat niet zozeer van toepassing is op gebied van schoonmaak, maar wel erg bruikbaar is in het ziekenhuis. Het sorteren van afval is op elke afdeling een uitdaging. De speciale bakken voor specifieke soorten afval worden ook gebruikt voor ander afval. Er wordt niet goed gekeken bij welk type afval iets gegooid moet worden. Afval kost veel geld om te verwerken en daarnaast kunnen we boetes krijgen vanuit de Belgische overheid.”

Lien vervolgt: “Met deze checklist registreren we middels een foto wanneer er afval in een verkeerde afvalbak ligt. Deze foto wordt direct verstuurd naar de desbetreffende afdeling. Handig, want dit deden we eerst via Word, waar de foto nog ingeladen en verkleind moest worden. Dat kostte zoveel tijd. Nu kunnen ze het op afstand direct toepassen!”

“Je hebt alles bij de hand, alles in één.”

Leviy-ZOL-phone-checking

Foto’s bij de hand

“De geconstateerde fouten kunnen we ook met foto’s vastleggen en aan de medewerker tonen. Op deze manier kun je met de medewerker bespreken wat er goed en wat er minder goed ging”, licht Lien toe. “Je hebt alles bij de hand, alles in één.”

Afvalhoogtes in de containers

Lien vertelt verder: “Een andere ontwikkeling op gebied van afval zijn de sensoren in afvalcontainers, waarin de hoeveelheid afval in de bakken wordt gemeten. Wanneer het afval een bepaalde hoogte heeft bereikt, wordt er een automatisch een melding naar Leviy verstuurd. De afval medewerkers ontvangen een bericht in Leviy en kunnen deze direct opvolgen. Het heeft tijd nodig maar we zijn al hard op weg!”

Werken met Leviy in Ziekenhuis Oost Limburg

“Het team heeft alles binnen handbereik en ervaart het werken met Leviy als prettig. De mogelijkheid om direct in te loggen en per afdeling een checklist of DKS controle uit te voeren, maakt de doorlooptijd korter. Per DKS-controle is een bepaalde frequentie opgegeven en de wekelijkse controles zorgen voor herhaling. Het brengt een routine met zich mee en dit zorgt ervoor dat er meer tijd overblijft voor andere taken. “

Lien: “We doen ook meer controles dan voorheen omdat het zo gemakkelijk is om er één te starten. Wij hebben gekozen om op ruimteniveau te controleren en dus niet op medewerkerniveau. Hierdoor hebben we meer mogelijkheden zoals het veranderen van een ruimte. Wanneer een ‘Patiëntenkamer’ verandert naar een ‘Berging’, kunnen we met één klik de ruimtesoort aanpassen en daarna direct de controle uitvoeren.”

Inzicht door Leviy Analytics

“Sinds kort werken we met Leviy Analytics, hierin kun je interessante ontdekkingen doen”, zegt Lien opgetogen. “Zo kun je de meest gemaakte fout per ruimtesoort constateren en inzoomen op een element. De meeste afwijkingen zijn methodefouten. De graphics zijn simpel en meteen te definiëren. Met deze gegevens kun je anticiperen op nieuwe inzichten en aansturen waar nodig.”

Lien vervolgt: “Dankzij Leviy kunnen we jaarrapporten naar de directie brengen over het aantal uitgevoerde DKS’en en de meest gemaakte fouten delen. Op zo’n moment kunnen we duidelijke doelen opzetten en situaties oplossen.”

“Leviy is een geweldige applicatie om mee te werken. Je kunt er veel mee, het is gemakkelijk om er mee te werken en veel informatie kan met anderen betrokkenen gedeeld worden.”

Leviy-ZOL-checklist

Dromen over grote schoonmaak

“Wij doen jaarlijks een grote schoonmaak in het ziekenhuis, waarin elke ruimte volledig wordt nagelopen”, begint Lien. “In het Dashboard hebben we een visueel overzicht van waar we al wel of niet zijn geweest. Dit doen we in samenwerking met Alpheios. Onze droom is om dit verder te visualiseren en duidelijk te hebben van hoe lang het geleden is wat we hebben schoongemaakt.”

Steekproefsgewijs controleren met RQMS

“Daarnaast gaan we in het najaar een test uitvoeren met de RQMS-module. Een controlesysteem waarin ruimtesoorten middels een willekeurige steekproef worden aangedragen. Een uitkomst voor een ziekenhuis, omdat je bepaalde ruimtes op willekeurigheid moet controleren”, laat Lien weten.

Lien: “Voor nu hebben we genoeg op de planning en kunnen enthousiast verder met onze controles en checklists. Dankzij de perfecte samenwerking tussen Leviy en Alpheios kunnen we op deze manier werken en zijn we zeker benieuwd wat de toekomst nog meer gaat brengen!”

Meer over Ziekenhuis Oost-Limburg

Het Ziekenhuis Oost-Limburg is een ziekenhuis met vier campussen en bevindt zich in Genk, Lanaken en Maaseik. Het ZOL is een niet-universitair ziekenhuis met 1.034 bedden. Naast haar regionale functie vervult het Ziekenhuis Oost-Limburg een aantal belangrijke expertfuncties binnen een euregionale context. Het ZOL is een opleidingscentrum voor assistent-artsen voor verschillende disciplines. Aan het ziekenhuis zijn 398 artsen verbonden en werken er 3.909 medewerkers.

Fotocredits Ziekenhuis Oost-Limburg

Benieuwd naar de mogelijkheden met Leviy?

Probeer een demo